Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjne rozwiązanie cyfrowe, mające na celu ułatwienie wystawiania, przechowywania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Wprowadzenie KSeF stanowi kolejny etap w cyfryzacji urzędów publicznych. System zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku.
KSeF stanowi centralną bazę faktur, umożliwiającą stały dostęp do wystawionych dokumentów. Faktury ustrukturyzowane, generowane w ramach systemu, występują wyłącznie w formie elektronicznej i są zgodne z europejskimi normami dokumentowania.
W swoich założeniach KSeF oferuje wiele korzyści. System automatycznie sprawdzi poprawność wystawianych faktur oraz datę i godzinę wystawienia faktury, a w razie błędów poinformuje o odrzuceniu dokumentu. Dzięki KSeF organy podatkowe będą mogły sprawniej monitorować faktury i przeprowadzać zautomatyzowane kontrole podatkowe. Ponadto KSeF uniemożliwi wystawienie błędnego lub niekompletnego dokumentu, gdyż faktura zostanie odrzucona, a system nie nada jej numeru identyfikującego; w związku z powyższym, w systemie nie ma możliwości wystawienia noty korygującej czy duplikatu faktury.
KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, przedsiębiorców zwolnionych z tego podatku.
Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, przedsiębiorca musi najpierw zintegrować się z Krajowym Systemem e-Faktur. Wersja produkcyjna systemu jest już dostępna na stronach rządowych. W tym zakresie istotne jest uzyskanie zgody na otrzymywanie faktur przez KseF. W przypadku braku zgody odbiorcy, przedsiębiorca wystawiający fakturę zobowiązany jest przekazać fakturę także innym, uzgodnionym z odbiorcą sposobem.
Aktualnie korzystanie z systemu KseF jest dobrowolne, jednak tak jak wspomniano we wstępie artykułu, już 1 lipca 2024 roku konieczność integracji z systemem zostanie wprowadzona dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce.
Za niedopełnienie obowiązków związanych z KseF przewidziane są kary do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na danej fakturze.
Dalsze informacje na temat Krajowego Systemu e-Faktur oraz szczegółowe wytyczne dotyczące jego funkcjonowania można znaleźć na stronie internetowej Chojnacka & Łagowski Doradcy Podatkowi, pod adresem: https://clpodatki.pl/ksef-czym-jest-krajowy-system-efaktur/.
Zachęcamy do zgłębiania wiedzy na temat KseF, aby w pełni zrozumieć korzyści płynące z tego systemu, a także przygotować się na nadchodzące zmiany w przepisach dotyczących wystawiania faktur. Nie zwlekaj – aby zdążyć na czas z wdrożeniem KseF w procesy płatnicze firmy, warto już dziś zainteresować się tematem!
Na zakończenie niniejszego artykułu chcielibyśmy podziękować Arkadiuszowi Łagowskiemu z kancelarii Chojnacka & Łagowski Doradcy Podatkowi za merytoryczną pomoc w przygotowywaniu informacji na temat KseF. Mamy nadzieję, że artykuł przyczyni się wśród czytelników do zwiększenia wiedzy na temat Krajowego Systemu e-Faktur.
KseF24.pl – monitorujemy proces wdrożenia KseF w Polsce.