Ewidencjonowanie czasu pracy pracowników to obowiązek każdego pracodawcy. W celu usprawnienia procesów kadrowych, oszczędności czasu oraz zapewnieniu natychmiastowego dostępu do danych – wiele firm decyduje się na elektroniczną ewidencję czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne, aby sposób prowadzenia dokumentacji był jednolity. Niedopuszczalne jest np. stosowanie papierowych kart ewidencji czasu pracy w jednym tygodniu, a w kolejnym – forma elektroniczna.
Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy
Dopuszczalne jest rozwiązanie, kiedy firma korzysta z elektronicznej ewidencji czasu pracy, a np. wnioski o udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, czy zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy, są składane w formie papierowej. Przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy w formie papierowej ważne jest, aby odpowiednio zabezpieczyć dokumentację przed zniszczeniem, utratą, dostępem osób nieuprawnionych czy fałszowaniem. Z tego punktu widzenia – korzystniejszym wyborem wydaje się prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej.
Korzyści elektronicznej ewidencji czasu pracy
Korzystanie z elektronicznej ewidencji czasu pracy przynosi pracodawcy wiele korzyści. Można zaliczyć do nich m.in:
- ułatwienie pracy działu HR;
- oszczędność czasu przez usprawnienie procesów kadrowych;
- oszczędność papieru;
- natychmiastowy dostęp do informacji;
- możliwość sprawdzenia danych z każdego miejsca i urządzenia, a także o każdej porze;
- możliwość uzupełniania informacji także przy pracy w formie zdalnej czy delegacji;
- ograniczenie błędów i pomyłek;
- automatyczne podsumowanie (np. liczba godzin nadliczbowych);
- możliwość generowania raportów;
- worzenie grafików;
- ograniczenie możliwości fałszowania danych
Elektroniczna ewidencja czasu pracy a bezpieczeństwo danych
Informacje rejestrowane w elektronicznej ewidencji czasu pracy, tak samo jak w formie papierowej, muszą być właściwie chronione. Należy zapewnić bezpieczeństwo danych oraz chronić je przed dostępem osób nieuprawnionych. Najczęściej systemy do elektronicznego rejestrowania czasu pracy działają w oparciu o chmurę Software as a Service. Dane są szyfrowane, a stosowane zabezpieczenia stale sprawdzane. Dostawcy rozwiązań do elektronicznej ewidencji czasu pracy oferują też pomoc swoich konsultantów w razie problemów.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy w systemie onPoint
System do samoobsługi pracowniczej onPoint oferuje możliwość prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy. Do funkcjonalności oferowanych przez platformę należą m.in.:
- automatyczne uzupełnianie kart czasu pracy;
- ewidencja dni wolnych czy okresu zwolnienia lekarskiego;
- automatyczne rozliczanie pracy w godzinach nadliczbowych – odebranie, przeniesienie lub skierowanie do wypłaty;
- możliwość wydruku zbiorczych kart pracy;
- planowanie grafików: indywidualnych, grupowych, na konkretne obiekty;
- kopiowanie utworzonych grafików;
- import zaplanowanych godzin pracy z pliku Excel;
- generowanie raportów.
W systemie onPoint istnieje możliwości indywidualnego dopasowania oznaczeń do konkretnych typów dni w ewidencji czasu pracy. Do najczęściej stosowanych symboli należą:
- O – obecność / P – presence;
- OPD – opieka nad dzieckiem / CC – child care
- ODWL – odbiór dnia wolnego / DL – day in lieu;
- UH – urlop wypoczynkowy / HL – holiday leave;
- M – urlop macierzyński / maternity leave;
- OL – urlop okolicznościowy / occasional leave;
- PD – praca z domu / WFH – work from home;
- ONAD – odbiór za nadgodziny / TOIL – time in lieu;
- UB – urlop bezpłatny / UL – unpaid leave;
- SL – choroba / sick leave
Oprócz ewidencji czasu pracy platforma onPoint oferuje też inne funkcjonalności, które mogą usprawnić procesy kadrowe np. rozliczanie delegacji, dostęp do paska płacowego, iTeczki pracowników, obsługa PPK i e-PIT, system Initium do onboardingu nowych pracowników, aplikacja Sygnalo do zgłaszania naruszeń i nieprawidłowości, a także moduł do komunikacji pracowników z działem HR.