Public relations to szeroko pojmowane budowanie relacji z otoczeniem. W biznesie najczęściej jest rozumiany jako wsparcie dla marketingu poprzez kreowanie i budowanie wizerunku marki, firmy, instytucji albo człowieka. Przy czym często jest mylnie utożsamiany z reklamą. W odróżnieniu od niej, PR zainteresowany jest całym otoczeniem firmy (społecznym, politycznym, ekonomicznym i wieloma innymi), a nie tylko klientem. Jego podstawowym założeniem jest swoisty dialog z tym otoczeniem, a nie bezpośrednie nakłanianie do zakupu jakiegoś produktu lub usługi, czy nawet idei. Ponieważ public relations ma inne cele i posługuje się innymi narzędziami, wyodrębnił się jako osobna dziedzina nauki i usług.
Zatem czym zajmuje się agencja PR? Najogólniej rzecz ujmując, tworzeniem i realizacją kampanii public relations. Kampanie te zawsze muszą być dopasowane do potrzeb i wymagań klientów oraz specyfiki otoczenia, w którym funkcjonuje firma czy organizacja. Jakie elementy składają się na działania agencji 360 stopni, czyli takiej, która świadczy kompleksową obsługę firm? Zadań tych jest wiele. Poczynając od stworzenia wizerunku marki, poprzez budowanie relacji z odbiorcami, a kończąc na zarządzaniu kryzysowym.
Podstawa to kreowanie i realizowanie kampanii PR. Według branżowego portalu PR Daily, firmy o wyraźnym wizerunku na giełdzie są warte średnio o 5-7 procent więcej niż pozostałe. Oczywistym więc jest, że o wizerunek najzwyczajniej opłaca się dbać. Dlatego też czasem konieczny jest branding / rebranding, czyli tworzenie nowej lub odświeżanie już istniejącej marki. W tym celu warto przeprowadzić badania rynku i opinii, by nie okazało się po kilku miesiącach, że nasza strategia całkowicie rozmija się z oczekiwaniami klientów. Jednak samo wymyślenie strategii to za mało. Trzeba jeszcze mieć pewność, że pracownicy poradzą sobie z jej wdrożeniem. Dlatego niezbędne są szkolenia, oferowane przez dobre agencje PR. Potem można jeszcze dokonać audytu - świeże i profesjonalne spojrzenie ekspertów PR powie nam o wiele więcej, niż audyt wewnętrzny.
Aby budować relacje, trzeba kontaktować się z otoczeniem. Z klientami, mediami, swoimi pracownikami. Pomocny tu może być PR online, czyli komunikacja w Internecie, ale też telemarketing prasowy. Nie wolno skupiać się tylko na jednym kanale przekazu. Aby prezentowane treści były ciekawe, dobrze napisane i jeszcze uzupełnione dobrymi zdjęciami, potrzebne są działania copywriterów oraz grafików. Jednak to też nie wystarczy – agencje PR dodają do tego kampanie internetowe SEO i SEM. W dobie prymatu Internetu optymalizacja w wyszukiwarkach i reklamy online to niezbędne narzędzia public relations, bo 68 procent potencjalnych klientów zaczyna poszukiwanie produktu czy usługi od wpisania odpowiedniej frazy w wyszukiwarkę. Dlatego też strona internetowa czy ewentualne aplikacje firmowe muszą być zrobione profesjonalnie. Tym także zajmują się agencje PR. Ciekawa i dobrze widoczna w Internecie strona (zoptymalizowana pod SEO) zapewni nam szeroki odbiór.
Specjaliści PR oferują także prowadzenie działań z zakresu employer brandingu. Chodzi o budowanie wizerunku firmy jako dobrego pracodawcy. Pozwalają one zmniejszyć fluktuację kadr, a także pozyskać potencjalnych pracowników, także specjalistów. W tę strategię doskonale wpisują się firmowe eventy różnego typu. Budowanie dobrych relacji w firmie jest kluczowe, jeśli chcemy odnieść sukces. Firmowe imprezy pozwalają także nawiązać relacje z kontrahentami czy wypromować nowe produkty lub usługi. Agencje PR doskonale wiedzą, jak dobrać typ imprezy do celu, jaki chce osiągnąć firma.
Wiele firm do prawidłowego funkcjonowania potrzebuje kontaktów z agencjami rządowymi oraz legislacyjnymi, aby móc promować bądź odrzucać przepisy dotyczące branż, w których działa. Lobbing to wielka siła – agencje PR są w stanie pomóc także na tym polu. Równie często w obecnych czasach zajmują się działaniami z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR). Wrażliwość społeczna ciągle wzrasta, i zaangażowanie firm w różne projekty społeczne naprawdę jest doceniane przez konsumentów. Agencje PR pozwalają ukazać te działania we właściwym świetle.
Relacje z mediami to kolejny kluczowy punkt w działaniach PR. Chodzi o przekazywanie informacji o aktualnych działaniach firmy czy udzielanie odpowiedzi na pytania ze strony mediów. W skład tych działań wchodzi także organizowanie konferencji prasowych oraz tworzenie i dystrybucja komunikatów prasowych do mediów. Opracowywanie i koordynowanie briefów prasowych oraz monitorowanie i analiza informacji na temat marki w mediach to kolejne punkty na liście zadań do wykonania agencji PR.
Wizerunek publiczny w dzisiejszych czasach jest nie do przecenienia. Trudno jest zbudować reputację, za to bardzo łatwo i szybko można ją zniszczyć. Profesjonalna komunikacja z otoczeniem to jedno z podstawowych zadań specjalistów od PR. Plan komunikacji kryzysowej nieraz okazuje się jedynym ratunkiem dla firmy, która chce przetrwać na rynku. W dobie fake newsów i dezinformacji niewiele trzeba, by zniszczyć wiarogodność marki. Piarowcy wiedzą, jak temu zapobiec, a przynajmniej zminimalizować straty.
Aby móc dobrze zajmować się wszystkimi wymienionymi wyżej działaniami, agencje PR zatrudniają nie tylko piarowców. Potrzebni są także na przykład copywriterzy, zajmujący się tworzeniem tak zwanego contentu. Programiści i web developerzy oraz graficy. Odpowiadają oni odpowiednio za strony internetowe oraz za stronę wizualną kampanii. Pomocni są także analitycy, którzy mają za zadanie wspomóc dział public relations w przygotowywaniu skutecznych kampanii. Dopiero profesjonaliści z różnych dziedzin są w stanie sprostać całemu spektrum zadań, wykonywanych przez agencje PR. A najlepsze efekty osiąga się, korzystając z wielu technik public relations jednocześnie.
Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że agencje PR działają nie tylko w biznesie. Zwykle public relations kojarzymy z tym sektorem. Oczywiście faktem jest, że większość agencji PR obsługuje firmy i przedsiębiorstwa różnych branż. Jednak w innych dziedzinach także istnieje zapotrzebowanie na usługi agencji PR. Służba zdrowia, edukacja, nauka, kultura, kwestie społeczne czy światopoglądowe oraz polityka – agencje prowadzają także działania piarowe w tych obszarach. A to dlatego, że działania z zakresu PR to obecnie podstawa funkcjonowania każdej firmy czy organizacji, także tych non-profit.