Siedziba firmy, szczególnie spółki, stowarzyszenia, fundacji lub innego podmiotu wpisanego do KRS to zagadnienie znacznie głębsze niż może wydawać się na samym początku, kiedy to zakładamy nasze pierwsze w życiu przedsięwzięcie gospodarcze.
Czym są wirtualne biura?
Wirtualne biura to miejsca jak najbardziej realne, na których adresie możemy zarejestrować działalność gospodarczą, spółkę lub wszelkiego innego typu podmiot.
Strona jednego z biur wirtualnych w Warszawie - biurowirtualnewarszawa.pl
Oczywiście adres do KRS to nie musi być adres wirtualnego biura i może być równie dobrze adresem naszego domu lub mieszkania, jednakże jest to z różnych powodów problematyczne.
W takim przypadku nie będzie na pierwszy rzut oka jasne, które składniki majątkowe to majątek spółki a które przedmioty są naszym majątkiem osobistym. Będzie też trzeba zawrzeć jakąś umowę najmu pomiędzy właścicielem domu czy mieszkania a spółką i rozliczać tę umowę z podatków od dochodu z najmu. Inny podatek, tym razem od nieruchomości, będzie należny za powierzchnię naszego mieszkania "zajętą" przez spółkę a inny będzie dla powierzchni mieszkalnej. Takie problemy to jedynie czubek góry lodowej. Po rejestracji siedziby spółki na adresie mieszkania, adres wzięty ze strony www KRS zostanie skopiowany na szereg portali prywatnych. Zaczną przychodzić na adres spółki oferty pocztą tradycyjną, katalogi towarów do biura, oferty prowadzenia księgowości lub oferty wsparcia fundacji. Nawet po likwidacji spółki prywatne portale nie chcą usuwać nazwy i adresu spółki z ich stron, więc materiały pocztą tradycyjną przychodzą nadal. Portale takie często nie posiadają żadnego emaila do kontaktu a funkcjonują na serwerach poza UE. Spółkę, fundację czy stowarzyszenie można też założyć na adresie wynajętego biura, magazynu, hali produkcyjnej lub sklepu. Problem w tym, że jeśli obiekt stanie się dla spółki za mały, za duży, albo za drogi to będzie trzeba adres w KRS zmienić i powiadomić wszystkich kontrahentów spółki o innym adresie do faktury, co czasami jest problematyczne np. spółka za kilka lat może mieć 100 kontrahentów, problematyczne jest dzwonienie na infolinię sieci komórkowej czy zmiana danych do faktury na stacjach paliw, co wydłuża proces płacenia za paliwo. Z pomocą przychodzi więc wirtualne biuro, jako możliwość wydzielenia siedziby spółki pod całkowicie niezależny adres, który będzie niezmienny latami.
Więcej o tym czym jest wirtualne biuro:
https://www.biurowirtualnewarszawa.pl/czym-jest-wirtualne-biuro.html
Wirtualne biuro jako adres siedziby spółki na lata
Rejestrując spółkę nie zdajemy sobie sprawy, że może minąć równie dobrze 10 lat i my dalej będziemy prowadzić dziś zarejestrowaną spółkę, że to nie jest takie proste, jak się niektórym wydaje, żeby zmienić branżę ot tak sobie. Wykonując jakiś biznes stajemy się ekspertem w danej branży i tym samym mamy przewagę nad świeżakami, którzy niczego nie rozumieją a części rzeczy, które dla nas są oczywiste nie chce im się po prostu wykonać. Lata słuchania opinii klientów czynią z przedsiębiorcy specjalistę. Wobec tego warto by siedziba spółki była w niezmiennym miejscu a nie żeby się ciągle zmieniała. Zmiana siedziby firmy to strata czasu na użeranie się z drukami KRS i powiadamianie kontrahentów i problem wizerunkowy utrwalany przez portale w internecie, które szacują wizerunek spółki na podstawie zmian siedziby, zmian zarządu i składania raportów rocznych.
Wirtualne biura od właściciela lokali:
https://www.biurowirtualnewarszawa.pl/dlaczego-nas-wybrac.html
Jak rozpoznać wirtualne biuro, które będzie działać latami?
Stały adres siedziby to ważna sprawa, ale może się przecież zdarzyć, że właściciel wirtualnego biura zmieni zdanie i nie będzie chciał go prowadzić. Wtedy cały pomysł z wydzieleniem siedziby jest pomysłem jeszcze gorszym niż rejestracja firmy na adresie chociażby magazynu.
Należy zwrócić więc uwagę, w jaki sposób właściciel wirtualnego biura podszedł do prowadzenia własnego adresu. Czy prowadzi wirtualne biuro w lokalu wynajętym na czas nieokreślony czy też najpierw zakupił lokal a dopiero później zaoferował wirtualne biuro.
W przypadku wirtualnych biur, gdzie właściciel wirtualnego biura i właściciel lokalu to ta sama osoba możemy być pewni, że adres siedziby jest na lata, gdyż wirtualne biuro to lepszy biznes niż zwykły wynajem biura jednej osobie a z drugiej strony żadna umowa najmu się nie zakończy i nikt nie będzie chciał wirtualnego biura usuwać z lokalu.
Co powinno zawierać wirtualne biuro?
Pamiętajmy, że wirtualne biuro to konkretny lokal, który musi zawierać swój personel i wyposażenie. Personel ma być dobrany w ten sposób, by była zachowana ciągłość pracy wirtualnego biura, nawet gdy część personelu zachoruje lub będzie miało urlop.
Wirtualne biuro ma obowiązek posiadania sekretariatu i odbioru wszelkich listów.
Powinno też posiadać urządzenie wielofunkcyjne typu fax-drukarka-skaner i móc skanować korespondencję i posyłać ją emailem do właścicieli spółek niekiedy z innych rejonów Polski.
Obowiązkiem wirtualnych biur jest także posiadanie sal do spotkań nadających się na posiedzenia zarządów spółek.
Dlaczego wybrać Warszawę na swoje wirtualne biuro?
Warszawa jako stolica państwa świetnie nadaje się do wydzielenia osobnej lokalizacji siedziby w spółce. Centrum Warszawy to dzielnica Śródmieście. Najbardziej znane ulice Aleje Jerozolimskie, Marszałkowska, Świętokrzyska i ich przecznice jak chociażby Mazowiecka sprawiają dobre wrażenie na wizytówce a zarazem otoczone są najwyższymi budynkami w Polsce jak na przykład Varso Tower – budynek obecnie najwyższy w Unii Europejskiej.
