Faktura a paragon. O czym powinien pamiętać przedsiębiorca?

Z paragonami i fakturami mamy styczność na co dzień. Przedsiębiorcy najczęściej wystawiają faktury, z kolei ludzie nieprowadzący działalności gospodarczej posługują się paragonami. Co jednak, gdy na paragonie nie podamy NIP-u? Czy na podstawie paragonu można prosić o wystawienie faktury?

Paragon a faktura – najważniejsze różnice 

Faktura jest dokumentem księgowym, z którego najczęściej korzystają przedsiębiorcy podczas transakcji z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą. Ten rodzaj dokumentu jest również wystawiany podczas sprzedaży towarów i usług za granicę.

Fakturę najczęściej wystawiamy już po zakończeniu usługi lub zakupu towaru. Dokument zawiera m.in.:

• informację o stawce opodatkowania,
• wartość netto i brutto,
• łączną kwotę do zapłaty,
• skrócony opis towarów lub usług,
• dane osoby zamawiającej i wystawiającej fakturę.

Jeśli fakturę zapłacono gotówką, wówczas na dokumencie fiskalnym powinna znaleźć się informacja o uregulowanej należności. Więcej informacji na ten temat znajdziesz m.in. tutaj: https://www.ingksiegowosc.pl/news/prowadzenie-firmy/pieczatka-zaplacono-gotowka-na-fakturze-czy-jest-konieczna.

Ten rodzaj dokumentu księgowego powinniśmy przechowywać do celów księgowych i podatkowych przez określony czas – najczęściej 5 lat.

Paragon jest dokumentem fiskalnym, który potwierdza zakup usług lub towarów. Korzystają z niego najczęściej przedsiębiorcy w transakcjach z klientami detalicznymi. Istnieje jednak możliwość wystawienia paragonu z numerem NIP, jest to tzw. faktura uproszczona. Może jednak odnosić się do wymiany usług i towarów do kwoty 450 zł. Powyżej niej należy już wystawić fakturę.

Faktura na podstawie paragonu – czy to możliwe? 

Faktura do paragonu to sytuacja, z którą przedsiębiorcy mają często do czynienia. Nowelizacja przepisów w 2020 roku sprawiła, że wystawienie faktury na podstawie paragonu będzie możliwe tylko w przypadku, gdy znajdzie się na nim NIP. Z tego powodu jeszcze przed rozpoczęciem transakcji klient powinien poinformować sprzedawcę o chęci umieszczenia na paragonie numeru NIP.

Co jednak w przypadku, gdy na paragonie zabrakło numeru NIP, a konieczne jest wystawienie faktury? Ustawodawca przewidział i dopuszcza taką sytuację, jednak nie bez sankcji dla przedsiębiorcy. Taka transakcja będzie musiała zostać uwzględniona podwójnie w rozliczeniach, co prowadzi do podwójnego odprowadzenia podatku VAT.

Faktura na podstawie paragonu dla klienta indywidualnego

W przypadku gdy o wystawienie faktury na podstawie paragonu poprosi konsument, przedsiębiorca może to zrobić bez żadnych konsekwencji. Obowiązek wystawienia faktury wynosi trzy miesiące od momentu zakończenia miesiąca, w którym został wystawiony paragon.

Jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą, zdecydowanie się na dłuższy urlop wypoczynkowy nie zawsze jest łatwą decyzją. W tym czasie nie wystawisz paragonów, czy faktur za swoje usługi, a więc nie zarobisz. Zobacz jak wygląda urlop dla samozatrudnionych.