Czy system ATS jest zgodny z RODO i wytycznymi UODO? Sprawdzamy!

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nałożyło na proces rekrutacji sporo istotnych wytycznych. Wymogi stawiane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) są nieustannym powodem wielu dyskusji; szczególnie pod względem użytkowania systemów do rekrutacji, które działają online. Sprawdzamy, czy systemy ATS są zgodne z RODO.

Wytyczne RODO względem procesu rekrutacji

Na początku warto wytłuścić najważniejsze wytyczne, które od momentu wejścia RODO w życie zaczęły obowiązywać wszystkich rekruterów (i pracodawców). Szczegółowe informacje na ich temat można znaleźć w publikacji UODO „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy.Poradnik dla pracodawców”. To jednak przede wszystkim:

• Określenie konkretnych danych osobowych jako tych możliwych do pobrania i przetwarzania przez pracodawcę: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Co istotne, trzy ostatnie mogą być wymagane wyłącznie, gdy dane te są absolutnie niezbędne do potwierdzenia możliwości wykonywania danej pracy lub pełnienia określonego stanowiska.

• Wymóg pozyskania zgody na przetwarzanie wyżej wymienionych danych. Co więcej, zgoda ta musi zawierać nazwę firmy, której dotyczy i być osobna dla każdego celu przetwarzania (tj. osobna dla aktualnego procesu rekrutacji i osobna dla uczestnictwa w przyszłych procesach).

• Możliwość przetwarzania wyżej wymienionych danych wyłącznie w okresie „trwania” celu ich przetwarzania.

• Wymóg spełnienia tak zwanego „obowiązku informacyjnego” dotyczącego celu, podstawy prawnej i okresu przetwarzania danych osobowych oraz wskazania pełnej nazwy podmiotu, który będzie je przetwarzał.

• Spełnienie powyższego obowiązku już w momencie rozpoczęcia pozyskiwania wyżej wymienionych danych, tj. albo w ogłoszeniu o pracę, albo od razu po otrzymaniu aplikacji od kandydata.

Wygodne przechowywanie aplikacji umożliwiają systemy ATS online jak np. Elevato Software. Ale czy robią to w sposób zgodny z powyższymi wymogami RODO? I co to tak właściwie jest system ATS?

Zgodność systemów rekrutacyjnych ATS z wytycznymi RODO

ATS (ang. Applicant tracking system) to system rekrutacyjny będący intuicyjną platformą online. Służy nie tylko do pozyskiwania i katalogowania aplikacji kandydatów do pracy, ale także planowania całego procesu, wygodnego kontaktowania się z osobami odpowiadającymi na ogłoszenia czy zarządzania anonsami na różnych portalach. Systemy ATS dostępne w Polsce cieszą naprawdę wysokim poziomem wsparcia rekruterów w całym procesie – i nieustannym dostosowywaniem ich funkcjonalności do bieżących potrzeb. I tak twórcy tych platform dostarczają między innymi rozwiązania, które mają znacznie ułatwiać zarządzanie rekrutacją w sposób zgodny z RODO. To między innymi takie funkcje systemów ATS, jak:

• Udostępnianie wymaganych zgód kandydatom w formularzach rekrutacyjnych – ogromnym problemem dla rekrutera są aplikacje pozbawione załączenia odpowiednich klauzuli RODO. CV, które jej nie zawiera, może stać się, ujmując kolokwialnie, bezużytecznym świstkiem papieru i wyłącznie wylądować w koszu. Systemy rekrutacji ATS dają możliwość wskazania wymaganych klauzuli oraz zgód w wygodnych formularzach rekrutacyjnych, dzięki czemu kandydat musi tylko zaznaczyć odpowiednie checkboxy.

• Generowanie raportów z aktualności zgód – wystarczy kilka kliknięć, by dowiedzieć się, które zaczynają wygasać.

• Wygodna anonimizacja danych.

• Możliwość wyfiltrowania kandydatów według udzielenia zgody na przetwarzanie danych wyłącznie w obecnym procesie rekrutacyjnym – albo także w przyszłych procesach.

• Zapewnienie kandydatom bieżącego dostępu do udzielonych zgód wraz z możliwością ich wycofania w dowolnym momencie,

I wiele innych. Z całą pewnością warto samodzielnie sprawdzić możliwości systemów rekrutacyjnych – mogą całkowicie zmienić proces rekrutacji w twojej firmie!