Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników. Jej prawidłowe wypełnienie pozwala należycie obliczyć wynagrodzenie pracownika oraz liczbę dni wolnych od pracy.
Kodeks pracy reguluje wszystkie aspekty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy pracownika. Art. 149 kodeksu szczegółowo opisuje aspekty ewidencjonowania pracy. Zgodnie z nimi na pracodawcy spoczywa obowiązek jej prowadzenia niezależnie od liczby zatrudnianych osób oraz stosunku pracy nawiązanego z pracownikiem. Pracodawca zobligowany jest do prowadzenia oddzielnie ewidencji czasu pracy dla każdej zatrudnianej przez siebie osoby.
Obowiązkowe elementy karty ewidencyjnej czasu pracy
Pracodawca jest zobowiązany do umieszczania konkretnych informacji w karcie ewidencji czasu pracy. Określone są one w § 8 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Do obowiązkowych elementów karty ewidencji czasu pracy należy:
- określenie czasu pracy w każdej dobie,
- określenie czasu pracy w dni wolne od pracy takie jak niedziele i święta,
- określenie przepracowanych godzin w porze nocnej,
- określenie długości wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych,
- ilość dni ustawowo wolnych, które wykorzystał pracownik,
- prowadzenie dyżurów przez pracownika,
- czas trwania urlopów, z których skorzystała osoba zatrudniona,
- długość trwania zwolnień od pracy,
- adnotacja nieobecności w pracy zarówno tych usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych.
Dodatkowo każda młodociana zatrudniona osoba w karcie ewidencji czasu pracy powinna posiadać zapis o czasie poświęconym na wykonywanie prac wzbronionych w ramach przygotowania zawodowego.
Obowiązkowa dokumentacja w ewidencji czasu pracy
Pracodawca, prowadząc obowiązkową ewidencję czasu pracy, zobligowany jest do dołączania dokumentacji potwierdzającej ilość przepracowanych godzin przez zatrudnianą przez siebie osobę.
Dokumentacja ewidencji czasu pracy pracownika powinna zawierać przede wszystkim wszystkie wnioski, jakie złoży pracownik. Zaliczają się do nich wnioski o zwolnienie od pracy w celach osobistych, wnioski o dni wolne w ramach opieki nad dzieckiem do lat 14. Jeśli pracownik wnioskował o udzielenie mu indywidualnego czasu i rozkładu czasu pracy, taki dokument również musi znaleźć się w prowadzonej karcie czasu pracy.
Do karty ewidencji czasu pracy powinny być dołączane dowody mówiące o skorzystaniu przez pracownika z zadaniowego czasu pracy oraz pisma, które potwierdzają skorzystanie z dnia wolnego, który był odpracowany w ustawowym dniu wolnym. Jeśli pracownik świadczył pracę w godzinach nadliczbowych lub pozostawał w gotowości do świadczenia pracy poza normalnymi godzinami pracy, takie informacje również muszą znaleźć się w karcie czasu pracy.
Do ewidencji czasu pracownika pracodawca dołącza wszelkie zgody pracownika, który sprawuje opiekę nad dzieckiem do 4 roku życia oraz zgody zatrudnianych kobiet w ciąży związane z delegacjami poza stałe miejsce wykonywania pracy i zatrudnianiem na podstawie przerywanego czasu pracy.
Forma oraz okresy ewidencjonowania czasu pracy
Prawo pracy nie definiuje konkretnej, wymaganej formy ewidencjonowania czasu pracy. Decyzję, za jaki okres jest prowadzona, podejmuje pracodawca. Należy jednak mieć na uwadze, iż najlepszą formą rozliczania czasu przepracowanego przez pracownika jest ujęcie jej w układzie miesięcznym. W znacznym bowiem stopniu ułatwia to wyliczenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń, które przysługują pracownikowi w związku z przepracowaną liczbą godzin.
Ewidencjonowanie może być prowadzone w formie tradycyjnej- papierowej bądź elektronicznej. Prawodawca nie narzuca też określonego wzoru. Pracodawca ma swobodę wyboru w używaniu symboli, znaków i innych elementów, które służą opisowi czasu pracy.
Prawo wglądu
Pracodawca na wyraźne żądanie pracownika zobowiązany jest udostępnić mu do wglądu jego ewidencjonowaną kartę czasu pracy. Osoba zatrudniona ma również prawo otrzymać kserokopię takiego dokumentu oraz jego odpis z oryginału.
Pracownicy zwolnieni ewidencjonowania czasu pracy
Kodeks pracy określa grupę pracowników, którzy zwolnieni są z posiadania karty ewidencji czasu pracy. Należą do niej osoby zatrudnione, które w imieniu pracodawcy zarządzają zakładem pracy oraz pracownicy otrzymujący wynagrodzenie ryczałtowe z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, oraz pracy w godzinach nocnych.
Dodatkowo pracodawca musi mieć na uwadze, iż zatrudniani przez niego pracownicy w zadaniowym systemie pracy zwolnieni są z obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy. Kartę ewidencyjną pracodawca zobligowany jest jednak prowadzić, w celu adnotacji dni, w których pracownik nie świadczył pracy (urlopy, zwolnienie lekarskie, nieobecności w pracy).
Brak lub nieprawidłowe prowadzenie karty ewidencji czasu
Kodeks pracy w art. 281 wyraźnie mówi o karze grzywny za zaniechanie prowadzenia karty ewidencji czasu pracy przez pracodawcę. Traktowane jest to bowiem jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Na pracodawcę, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, Inspekcja Pracy może nałożyć mandat od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.
W przypadku podejrzenia sfaszyzowania dokumentacji w tym zakresie Inspektor ma prawo złożyć wniosek do prokuratury z podejrzeniem popełnienia przestępstwa. Zgodnie z literą prawa fałszerstwo karty ewidencyjnej podlega karze grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.
Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa. Na pracodawcy spoczywa rzetelne i kompletne jej prowadzenie, a wszelkie uchybienia i poświadczenia z nieprawdą wiążą się z sankcjami prawnymi.
