Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami. Jednym z nich jest przechowywanie dokumentów księgowych, które są z nią związane. Dlatego podpowiadamy, jakie dokumenty oraz przez jaki czas, zgodnie z obowiązującymi przepisami, powinieneś archiwizować jako przedsiębiorca.
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Okres przechowywania dokumentów księgowych, na podstawie których specjaliści tacy jak biuro rachunkowe TAX dokonują rozliczeń podatkowych, kadrowych itp., zależy przede wszystkim od ich rodzaju i przepisów, jakim podlegają. W związku z tym informacji na ten temat w przypadku dokumentacji podatkowej powinieneś szukać w przepisach prawa podatkowego. Czas przechowywania dokumentów pracowniczych określa z kolei prawo pracy, natomiast dokumentacji związanej z umowami między Tobą a kontrahentami — prawo cywilne.
Jakie rodzaje dokumentów księgowych powinieneś przechowywać jako przedsiębiorca?
Dokumenty księgowe można podzielić na różne rodzaje. Pierwszymi z nich, są te związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i rozliczeniami podatkowymi.
Zaliczają się do nich:
-
faktury sprzedaży lub zakupu,
-
rejestry VAT,
-
ewidencje środków trwałych,
-
wyciągi bankowe będące dowodem księgowym,
-
dokumenty inwentaryzacyjne.
Okres przechowywania dokumentów księgowych tego typu wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z którym są związane. Zasada ta dotyczy również rocznych rozliczeń podatkowych, przy czym okres 5 lat liczony jest od daty ich złożenia, a nie roku, którego dotyczą.
Kolejną grupą dokumentów, które powinieneś przechowywać jako przedsiębiorca, są deklaracje ZUS, zarówno dotyczące Ciebie, jak i Twoich pracowników. W ich przypadku obowiązuje ten sam termin jak w przypadku dokumentów księgowych - 5 lat, jednak liczony jest on od dnia ich przekazania do ZUS-u.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą zatrudniającym pracowników, masz także obowiązek przechowywać ich dokumenty kadrowe. Zaliczyć można do nich między innymi:
-
listy płac,
-
akta osobowe,
-
listy ewidencji czasu pracy.
W przypadku tych dokumentów, jeśli pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 r., okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku, w którym nastąpiło jego zwolnienie. Dokumentacja pracownika zatrudnionego między 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. powinna być natomiast przechowywana przez 50 lat, przy czym istnieje również możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat — wymaga to jednak powiadomienia ZUS-u, gdyż dokumenty pracownicze są podstawą do naliczania wymiaru emerytury lub renty.
Ostatnią grupą dokumentów, które powinieneś przechowywać jako przedsiębiorca, są wszelkiego rodzaju umowy z kontrahentami, ugody, upomnienia oraz dowody rozliczenia się z nimi lub wykonania na ich rzecz usług. Tego typu dokumentacja firmowa powinna być przez Ciebie archiwizowana do momentu przedawnienia się wynikających z niej roszczeń. Okres ten zgodnie z prawem cywilnym wynosi 3 lata.
Czy przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej jest dozwolone?
Liczba dokumentów księgowych zgromadzonych w trakcie prowadzenia działalności może przytłaczać. Nie ma jednak na szczęście obowiązku przechowywania ich wyłącznie w formie fizycznej, która może zajmować sporo miejsca. Z powodzeniem możesz zastosować zamiast tego przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej.
Decydując się na takie rozwiązanie, musisz jednak pamiętać o tym, aby były one odpowiednio zabezpieczone przed:
-
możliwością dokonywania w nich zmian,
-
uszkodzeniem lub zniszczeniem,
-
rozpowszechnieniem przez niepowołane osoby.
Oprócz tego konieczne jest także stworzenie kopii elektronicznej przechowywanych dokumentów oraz posiadanie urządzeń, które w razie potrzeby pozwolą na ich odczytanie lub wydrukowanie.
Jak prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe?
Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się w zorganizowany sposób. Najważniejsza jest przy tym systematyczność oraz zachowanie odpowiedniej chronologii. Wszelkie dokumenty księgowe związane z rozliczeniami powinny być archiwizowane z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe. W przypadku elektronicznej archiwizacji warto natomiast zdecydować się także na wdrożenie systemów DMS, które nie tylko ułatwiają gromadzenie danych, ale także ich późniejsze wyszukiwanie.
Najlepiej również zadbać o bezpieczeństwo dokumentów poprzez ich fizyczne zabezpieczenie oraz regularne tworzenie kopii zapasowych i ochronę przed utratą danych. Nie zapominaj także o przeglądach i aktualizacjach dokumentów — ustal harmonogram przeglądów dokumentacji firmowej oraz regularnie usuwaj przestarzałe dokumenty, których zgodnie z przepisami nie musisz już przechowywać. Działania te pozwolą nie tylko zachować porządek, ale także ułatwią wywiązanie się z obowiązku dotyczącego postępowania z archiwalną dokumentacją księgową.
Prowadząc firmę, musisz pamiętać o tym, że jesteś zobowiązany do przechowywania dokumentów księgowych, kadrowych i związanych z umowami z kontrahentami przez okres wskazany w dotyczących ich przepisach. Aby ułatwić sobie to zadanie, możesz zdecydować się na elektroniczną formę archiwizacji, która nie tylko nie zajmie fizycznego miejsca, ale także znacząco ułatwi ich przeszukiwanie oraz prawidłowe zabezpieczenie przed zniszczeniem.