Internetowa Obsługa Kontrahenta w MPGM

Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Spółka z o.o. w Rudzie Śląskiej chcąc spełnić możliwie najwięcej oczekiwań swoich Klientów, w lutym 2008r. wprowadziło Internetową Obsługę Kontrahenta (IOK).

Ceniąc czas naszych Najemców, skierowaliśmy nową usługę przede wszystkim do osób pracujących w nienormowanych godzinach czy też osób przebywających poza granicami naszego kraju oraz wszystkich tych, którzy pragną mieć osobisty wgląd do operacji związanych z opłatami za zajmowany lokal mieszkalny czy użytkowy.

Zalety Internetowej Obsługi Kontrahenta:

1. Prostota obsługi
2. Dostępność - aplikacja dostępna jest dla każdego, kto złoży w siedzibie naszej Spółki stosowny wniosek. Wniosek można pobrać z naszej strony internetowej www.mpgm.com.pl/index.php?s=6 lub bezpośrednio z poniższego artykułu: WNIOSEK
3. Niewielkie wymagania sprzętowe - do obsługi aplikacji wystarczy tylko darmowa przeglądarka internetowa (np. Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera lub inna)
4. Bezpieczeństwo - dostęp do aplikacji mają tylko osoby upoważnione (każdy Użytkownik ma stworzony profil opatrzony własnym niepowtarzalnym loginem i hasłem, które po pierwszym logowaniu może samodzielnie zmienić)
5. Wygoda - pozyskanie informacji na temat swojego rozrachunku możliwe jest z dowolnego miejsca i o każdej porze - 24 godziny na dobę. Dostęp do systemu jest bezpłatny

Integracja systemu z działającym w firmie oprogramowaniem daje możliwość Użytkownikowi:

• sprawdzenia stanu kartoteki finansowej
• uzyskania informacji o rozliczeniach okresowych mediów, odczytach liczników
• śledzenia dokonanych wpłat
• wglądu do historii zmian właściwości umowy zajmowanego lokalu mieszkalnego

Równolegle z wprowadzeniem Internetowej Obsługi Kontrahenta dokonaliśmy zmiany rachunków bankowych polegającej na wprowadzeniu Płatności Masowych.
System Płatności Masowych jest specjalistyczną usługą rozliczeniową, polegającą na przyporządkowaniu każdemu Kontrahentowi odrębnego numeru rachunku, identyfikującego Kontrahenta. Takie rozwiązanie umożliwia ciągłą aktualizację rozliczeń oraz w pełni automatyczną ewidencję wszelkich należności.
Dzięki temu dane księgowane są znacznie szybciej, bezpośrednio w systemie finansowo-księgowym, w związku z czym czas operacji księgowych ograniczony został do absolutnego minimum.

Bezsprzeczne korzyści, jakie wynikają z wprowadzenia przez Spółkę płatności masowych:

• wyeliminowanie błędów systemowych
• dostęp do informacji księgowych na bieżąco
• wymierne oszczędności finansowe poprzez redukcję nakładów czasu i pracy, przeznaczanych dotychczas na manualne procesy księgowe

Wprowadzenie obu usług równolegle oraz zintegrowanie systemu komputerowego z aplikacją internetową, pozwala naszym Klientom na uzyskanie na bieżąco pełnej informacji o stanie swojej kartoteki finansowej.

Przykładowy scenariusz działania modułu dla zobrazowania jak łatwo można skorzystać z Internetowej Obsługi Kontrahenta oraz jak szybko można otrzymać informacje na temat zajmowanego lokalu mieszkalnego/ użytkowego.

1. Na stronie www.mpgm.com.pl znajduje się zakładka "Obsługa Internetowa" 

2. Kontrahent loguje się do systemu za pomocą swojego loginu i hasła

3. Przy pierwszym logowaniu wymagana jest zmiana hasła

4. Następnie wyświetlany jest panel główny Kontrahenta, który zawiera podstawowe informacje

Z tego miejsca możliwe jest przejście do:

• kartoteki finansowej, zawierającej naliczenia, rozliczenia mediów oraz wpłaty własne Kontrahenta
• odczytów liczników, które prezentowane są chronologicznie wg dat

5. Kartoteka

Odzwierciedla wszystkie zdarzenia księgowe jakie miały miejsce w danym dniu/ miesiącu/ roku kalendarzowym. Kartoteka zawiera pięć kolumn: datę, naliczenie, korekty, wpłaty oraz saldo.

Dodatkowo prezentowane są właściwości danego lokalu oraz właściwości umowy takie jak liczba osób zameldowanych w przedmiotowym lokalu mieszkalnym, piętro, na którym znajduje się lokal, powierzchnia grzewcza, powierzchnia piwnicy, powierzchnia użytkowa itp.

Każdą z wyżej wymienionych pozycji można rozwinąć i przejść do szczegółowych informacji na jej temat.

6. Odczyty liczników

W zakładce Odczyty liczników możliwe jest sprawdzenie dokonywanych i wprowadzanych do systemu odczytów. Informacja ta ma na celu ułatwienie każdemu Użytkownikowi samokontroli w zakresie zużycia zimnej wody w stosunku do wnoszonych na jej poczet zaliczek.

 
Zamysł stworzenia Internetowej Obsługi Kontrahenta powstał w oparciu o analizę potrzeb naszych Klientów oraz w związku z chęcią ciągłego doskonalenia naszych usług świadczonych na rzecz Mieszkańców Rudy Śląskiej.

Produkt ten jest jeszcze jednym narzędziem efektywnej komunikacji z Lokatorem oraz stanowi ważne źródło wymiany informacji na linii Spółka – Lokator.
Od miesiąca stycznia 2008 r. do korzystania z internetowej kartoteki przystąpiło już 228 osób, jednocześnie każdego dnia wpływają do siedziby naszej Spółki kolejne wnioski.

Trójstronna wymiana informacji pomiędzy Spółką, Urzędem Miasta oraz Lokatorem.

Dodatkowym ogniwem w przepływie informacji dotyczących zagadnień związanych z bazą danych dostępną drogą elektroniczną jest Urząd Miasta Ruda Śląska.
W roku 2007, wraz z wdrożeniem w Spółce nowej wersji pakietu DOM, Wydział Spraw Lokalowych UM Ruda Śląska otrzymał dostęp do wszystkich informacji przetwarzanych w naszej bazie danych i jednocześnie możliwość edycji wszelkich zdarzeń rejestrowanych w systemie. Celem programu było i jest przede wszystkim poprawienie rozwiązania przepływu informacji dotyczących Mieszkańców naszego miasta oraz wykorzystywanie zgromadzonego materiału w szerokim zakresie.

Serdecznie zapraszamy do korzystania z tej usługi.

Informujemy, iż celem nadania identyfikatora i hasła, prosimy osoby zainteresowane o wypisanie odpowiedniego wniosku, a następnie przesłanie go na adres naszej Spółki.

Wniosek dostępny jest na stronie www.mgm.com.pl w zakładce "Do pobrania" oraz w siedzibie Zarządu Spółki w Rudzie Śląskiej 10 przy ul. 1-go Maja 218.