W dobie cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych zarządzanie dokumentami finansowymi nabiera nowego wymiaru. Tradycyjny obieg faktur, oparty na papierowych dokumentach, staje się coraz mniej efektywny w porównaniu do nowoczesnych systemów elektronicznych. W tym artykule omówimy, jak przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej może zrewolucjonizować Twoją firmę, prowadząc do ogromnych oszczędności czasu, znacznego zwiększenia efektywności pracy oraz redukcji kosztów.
Tradycyjny vs elektroniczny obieg faktur w firmie
Obieg faktur to proces, w którym dokumenty przechodzą przez różne etapy, od wystawienia przez klienta do ostatecznego zatwierdzenia i zapłaty przez nabywcę. System obiegu faktur dzieli się na tradycyjny - ten w formie papierowej oraz cyfrowy, czyli elektroniczny obieg faktur kosztowych.
Jakie są istotne różnice w obu wariantach? Manualny obieg faktur funkcjonuje najczęściej w mniejszych firmach. Zarządzanie dokumentami w formie tradycyjnej wymaga ich fizycznego przechowywania, udostępniania i procesowania, co bardzo obciąża dział księgowości. Niestety, takie rozwiązanie w znacznym stopniu utrudnia przekazywanie dokumentów, co wiąże się z wieloma ograniczeniami podczas codziennej pracy. Dlatego w dobie cyfryzacji coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się przejść na elektroniczny proces obiegu faktur.
Tradycyjny obieg dokumentów to:
-
większe ryzyko błędów i utraty dokumentów,
-
wysokie koszty druku, wysyłki i przechowywania,
-
dłuższy czas przetwarzania i zatwierdzania faktur kosztowych.
Zdigitalizowany obieg faktury to:
-
minimalizacja ryzyka błędów i utraty dokumentów;
-
redukcja czasu pracy i zasobów;
-
szybszy proces akceptacji faktur;
-
łatwy sposób kontroli procesu zarządzania, przetwarzania i zatwierdzania etapów.
Elektroniczny obieg dokumentów a efektywność biznesowa
Jest wiele powodów, dla których warto wymienić faktury papierowe na dedykowany system EOD (Elektronicznego Obiegu Dokumentów). Cyfrowe zarządzanie dokumentacją to m.in.:
-
Przyspieszenie procesów związanych z dokumentami finansowymi, takimi jak weryfikacja danych czy metody dostarczania faktur;
-
Zmniejszenie kosztów dotyczących obsługi faktur, np. kosztów druku, przesyłki czy przechowywania papierologii;
-
Szybszy obieg dokumentów i przepływ informacji, który eliminuje opóźnienia i redukuje czas potrzebny na powtarzalne zadania;
-
Łatwość zarządzania finansami dzięki szybszemu przetwarzaniu faktur oraz możliwości monitorowania terminów płatności;
-
Integracja z systemami zewnętrznymi (np. dostęp do zewnętrznego systemu finansowo-księgowego) oraz narzędzi analitycznych;
-
Lepsza kontrola nad procesami dzięki zaawansowanym funkcjom raportowania i monitorowania, co pomaga lepiej zarządzać budżetem;
-
Efektywna automatyzacja, która redukuje ręczne wpisywanie danych np. automatyczne wprowadzenie dokumentu do systemu minimalizuje ryzyko błędów.
Oznaczenie faktury kosztowej kodem kreskowym umożliwia szybkie wyszukanie dokumentu w systemie. Ponadto za pomocą sztucznej inteligencji system automatycznie rozpoznaje takie informacje jak NIP dostawcy, daty, wartości, numer rachunku bankowego i faktury. Możliwość dodania w systemie grupy użytkowników danego dokumentu oraz automatyczne przypominanie o wykonaniu kolejnych zadań z procesu bardzo przyśpiesza zaksięgowanie faktury. System automatycznie integruje dokumenty z projektami w bazie danych oraz z programem księgowym, pracownikami i kontrahentami, co usprawnia zarządzanie operacyjne oraz zapewnia lepszą kontrolę nad dokumentacją.
Podsumowując, elektroniczny obieg faktur oferuje liczne korzyści. Kluczowe zalety to zwiększenie wydajności pracowników oraz łatwy dostęp do dokumentów w formie cyfrowej - nawet przez telefon komórkowy- z każdego miejsca i o każdej porze.
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu faktur kosztowych
Implementacja e-faktur czy szerzej, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to proces digitalizacji, na który składa się wiele elementów. Wśród nich możemy wymienić analizę, określenie szczegółów merytorycznych i technicznych projektu, modelowanie workflow, czy integrację systemów w firmie. Sukces wdrożenia zależy od starannego planowania i opracowania szczegółowej koncepcji. Kluczowe jest przeprowadzenie testów w celu weryfikacji poprawności działania systemu, co sprawdza się w każdej organizacji, niezależnie od branży czy wielkości.
Sprawny elektroniczny obieg faktur kosztowych z WEBCON BPS
System elektronicznego obiegu faktur kosztowych w WEBCON BPS może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia i utrzymania systemu - także w przypadku wprowadzania zmian w procedurach i strukturze organizacyjnej firmy. Poznaj najczęstszy schemat workflow obiegu faktur zbudowany w oparciu o WEBCON BPS oraz najważniejsze funkcjonalności programu do elektronicznego obiegu dokumentów.
Obieg dokumentów finansowych z WEBCON BPS jest w pełni przystosowany do wytycznych Krajowego Systemu e-Faktur, co gwarantuje efektywny przepływ dokumentów między firmą a platformą KSeF. Jest to istotny aspekt, ponieważ już od 1 lutego 2026 roku elektroniczne faktury staną się obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy.
System elektronicznego przesyłania dokumentów i zarządzania procesem wysyłki faktur w firmie w oparciu o WEBCON BPS to korzyści dla całej organizacji, a w szczególności dla systemu księgowego oraz osób zajmujących się administracją, sprawami HR czy zarządzaniem. Wdrożenie systemu EOF i EOD z WEBCON przyczyni się do zmniejszenia liczby błędów ludzkich, zwiększenia kontroli nad obiegiem informacji i dokumentów oraz podniesienia ogólnej wydajności działania przedsiębiorstwa. Podsumowując, elektroniczny obieg faktur to innowacyjne rozwiązanie, które przynosi wiele korzyści, dlatego warto rozważyć jego wdrożenie w swojej firmie.
Dowiedz się więcej o tym, jak wprowadzić skuteczny obieg faktur z WEBCON.