Od 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla zdecydowanej większości przedsiębiorstw w Polsce. Choć celem wprowadzenia tego rozwiązania jest uproszczenie procesów rozliczeniowych oraz zwiększenie transparentności podatkowej, w praktyce dla wielu firm oznacza to spore wyzwanie organizacyjne.
Działy księgowości będą musiały zmierzyć się z nowymi obowiązkami: obsługą faktur w formacie XML, integracją systemów finansowych z platformą ministerialną, a także zapewnieniem bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami. W tym kontekście pojawia się pytanie: jak usprawnić pracę księgowych, aby KSeF nie stał się dodatkowym obciążeniem, lecz szansą na cyfryzację procesów? Odpowiedzią jest firma ZoriusPro, która dostarcza rozwiązanie wspierające integrację z KSeF i automatyzujące pracę działów księgowych.
KSeF – co zmienia w codziennej pracy księgowości?
Aby zrozumieć rolę ZoriusPro, warto najpierw przyjrzeć się, co tak naprawdę zmienia KSeF w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw.
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która ma pełnić rolę jedynego miejsca wymiany faktur między kontrahentami. Od momentu wdrożenia:
- każda faktura sprzedażowa musi zostać wystawiona w formacie XML zgodnym z określonym schematem,
- dokumenty są przesyłane do KSeF i dopiero po nadaniu numeru KSeF uznaje się je za wystawione,
- faktury zakupowe nie trafiają już bezpośrednio e-mailem, lecz są odbierane z systemu,
- firmy muszą zapewnić ich poprawną archiwizację oraz możliwość szybkiego udostępnienia w razie kontroli.
Zmiana ta eliminuje papierowe i elektroniczne wersje faktur w tradycyjnych formatach PDF, co oznacza konieczność pełnego przejścia na cyfrowy obieg dokumentów.
Korzyści dla firm są oczywiste:
- szybsze zwroty VAT,
- brak konieczności przechowywania faktur w wersji papierowej,
- lepsza kontrola nad przepływem dokumentów,
- ograniczenie ryzyka fałszerstw.
Jednak wyzwania dla księgowości są równie duże:
- konieczność obsługi nowego formatu,
- nauka pracy w systemie KSeF,
- dodatkowy czas na weryfikację dokumentów,
- integracja KSeF z dotychczasowym systemem finansowo-księgowym.
Bez wsparcia odpowiednich narzędzi zespoły księgowe mogą być przeciążone nowymi obowiązkami.
Jak ZoriusPro wspiera integrację z KSeF?
Tutaj z pomocą przychodzi firma ZoriusPro, która dostarcza narzędzie stworzone z myślą o przedsiębiorcach i księgowych, którzy muszą dostosować się do nowych wymogów prawnych. To rozwiązanie nie tylko spełnia wymogi integracji z KSeF, ale przede wszystkim automatyzuje i usprawnia codzienną pracę zespołów księgowych.
Najważniejsze funkcjonalności w kontekście KSeF to:
- Automatyczna wymiana dokumentów
System pobiera i wysyła faktury bez konieczności ręcznego logowania się do KSeF. Dzięki temu księgowi nie muszą codziennie spędzać godzin na pobieraniu i wprowadzaniu dokumentów. - Walidacja danych
ZoriusPro weryfikuje poprawność faktur jeszcze przed wysyłką do KSeF. Jeśli dokument zawiera błędy, użytkownik otrzymuje informację zwrotną i może je poprawić, zanim system ministerialny odrzuci fakturę. - Pełna archiwizacja
Wszystkie faktury są przechowywane w sposób uporządkowany i bezpieczny – zarówno w chmurze, jak i na serwerze firmowym. Dzięki temu można błyskawicznie odszukać dowolny dokument podczas kontroli skarbowej. - Integracja z systemami księgowymi i ERP
ZoriusPro łączy się z oprogramowaniem finansowo-księgowym (np. ERP), dzięki czemu faktury pobrane z KSeF są automatycznie księgowane. Eliminuje to ręczne przepisywanie danych i zmniejsza ryzyko błędów. - Raportowanie i analizy
System pozwala generować raporty, które ułatwiają monitorowanie obiegu dokumentów i analizowanie danych finansowych w czasie rzeczywistym.
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogromna zmiana dla polskich firm i działów księgowych. Może być źródłem problemów organizacyjnych, ale przy odpowiednich narzędziach – także szansą na znaczącą modernizację procesów finansowych.
KSeF w ZoriusPro to rozwiązanie, które automatyzuje wymianę faktur z KSeF, integruje się z systemami księgowymi i ERP, a jednocześnie zapewnia bezpieczeństwo i oszczędność czasu. Dzięki niemu księgowi nie muszą martwić się nadmiarem dokumentów czy ryzykiem błędów – mogą skupić się na strategicznych aspektach finansów firmy.
Jeżeli chcesz, aby Twoja księgowość była gotowa na nową rzeczywistość podatkową, wdrożenie KSeF z ZoriusPro to krok w stronę efektywności, bezpieczeństwa i pełnej cyfryzacji.