O 30% więcej połączeń telefonicznych, o 40% więcej spraw nadesłanych drogą mailową i aż o 70% większa liczba spraw kierowanych do urzędu przez elektroniczną platformę ePUAP.
Tak wygląda bilans ostatniego tygodnia funkcjonowania rudzkiego magistratu, który choć jest zamknięty dla mieszkańców, to nadal pracuje, a sprawy załatwiane są głównie drogą telefoniczną i elektroniczną.
Chyba po raz pierwszy w historii dla mieszkańców w dni robocze zamknięty był Urząd Miasta. W krótkim czasie musieliśmy przeorganizować pracę wielu wydziałów, w tym tak kluczowych dla mieszkańców jak: Wydział Komunikacji, Wydział Spraw Obywatelskich czy Urząd Stanu Cywilnego. Jestem świadoma, że sytuacja ta mogła zrodzić wiele niedogodności, ale decyzje te podyktowane były troską o zdrowie i bezpieczeństwo mieszkańców i pracowników urzędu – podkreśla prezydent Grażyna Dziedzic.
Urząd zamknięty dla mieszkańców został do odwołania w poniedziałek 16 marca
Jedynie w sprawach pilnych, wymagających osobistego i niezwłocznego stawiennictwa, mieszkańcy mogą przyjść do urzędu, jednak jest to możliwe tylko i wyłącznie po uprzednim, telefonicznym umówieniu się z pracownikiem urzędu. W pozostałych przypadkach pozostaje kontakt telefoniczny lub elektroniczny. Dodatkowo mieszkańcy mogą składać pisma w tradycyjnej formie za pośrednictwem znajdującej się przy wejściu do budynku urzędu, przy placu Jana Pawła II, „skrzynki podawczej”. Co ważne pisma do niej wrzucane należy umieścić w zaklejonej, odpowiednio opisanej kopercie. Na kopercie należy umieścić dane osobowe wnioskodawcy lub nadawcy, numer telefonu kontaktowego oraz krótką informację, jakiej sprawy dotyczy wniosek/pismo.
Wnioski online w jednym miejscu
Okazuje się, że przez ostatni tydzień mieszkańcy kontaktowali się z rudzkim urzędem głównie telefonicznie. Pracownicy magistratu w tym czasie odebrali ponad 3 600 połączeń telefonicznych. To o ok. 30% więcej połączeń niż we wcześniejszych tygodniach.
Średnio odbieraliśmy prawie dwa połączenia na minutę. Było tego tak dużo, że w miniony poniedziałek z tego powodu na chwilę zawiesiła się nawet nasza centrala telefoniczna – wskazuje prezydent miasta.
Zdecydowanie zwiększyła się także liczba spraw kierowanych drogą elektroniczną. W ubiegłym tygodniu do rudzkiego urzędu nadesłano prawie 500 spraw drogą mailową, natomiast 350 spraw wpłynęło za pośrednictwem platformy ePUAP. To znacznie więcej niż w normalnym okresie roku. W przypadku maili to 40% więcej, a w przypadku spraw nadesłanych za pośrednictwem ePUAP-u wzrost ten wyniósł aż 70%.
Pracownicy magistratu na bieżąco rejestrują zgony oraz narodziny dzieci. Od 16 do 20 marca zarejestrowano 43 zgony oraz 38 narodzin. W Urzędzie Stanu Cywilnego udzielonych zostało także 6 ślubów. Pomimo ograniczeń dla mieszkańców w ubiegłym tygodniu wydano 759 decyzji o rejestracji pojazdu, a także zrealizowano 131 zgłoszeń o nabyciu i zbyciu pojazdów.
W mieście 24 godziny na dobę pracuje Straż Miejska oraz Centrum Zarządzania Kryzysowego. W ciągu ostatnich 7 dni strażnicy miejscy dokonali 227 interwencji, natomiast w CZK oprócz spraw, które zazwyczaj tam są zgłaszane, pracownicy ponad 100 razy udzielali informacji mieszkańcom w samym tylko temacie koronawirusa.
Wykaz telefonów do poszczególnych wydziałów Urzędu Miasta oraz adresy poczty mailowej znajdują się na stronie www.rudaslaska.pl/koronawirus
