Twoja firma się rozrasta, masz już kilkanaście stanowisk pracy i coraz więcej zleceń, których realizacja w terminie uzależniona jest od bezawaryjności sprzętu. Nie czekaj na moment, kiedy pracownicy zgłoszą ci problem, z którym żaden z nich nie potrafi sobie poradzić. Zawczasu pomyśl o outsourcingu IT.
To może być uszkodzona drukarka, problem z programem lub siecią. Z typowymi usterkami do pewnego momentu pracownicy są w stanie poradzić sobie sami, bazując na własnej wiedzy i doświadczeniu. W końcu rolę “naczelnego informatyka” przejmuje jeden z nich, kosztem swoich podstawowych obowiązków. Dopóki firma liczy kilkanaście osób, może to być uważane za pracę dodatkową i premiowaną. Kiedy zakres działań informatycznych będzie już tak szeroki, że wypełni cały etat, najwyższy czas delegować te obowiązki na kogoś, kto wykona jest profesjonalnie i efektywnie. Niewiele przedsiębiorstw może sobie pozwolić na rarytas w postaci własnego działu IT, na szczęście na rynku działa wiele firm wyspecjalizowanych w outsourcingu tych usług. Zarządzanie serwerem i użytkownikami, zapewnienie bezpieczeństwa danych w postaci back up’ow to tylko część rozwiązań, które można im zlecić.
Sprzęt
Jakim sprzętem i w jakiej liczbie dysponujemy, kto go używa i czy w stu procentach? Tylko dokonując inwentaryzacji sprzętu komputerowego, uzyskamy odpowiedzi na te pytania. Są one kluczowe, jeśli chcemy modernizować wyposażenie firmy w sposób przemyślany. Może się bowiem okazać, że pracownicy administracyjni pracują na komputerach mających niepotrzebnie rozbudowaną pamięć operacyjną, której z kolei brakuje na sprzęcie projektantów. Może za to oni posiadają cały pakiet programów biurowych, który nie jest im potrzebny. Inwentaryzacja dotyczy nie tylko sprzętu, ale i programów – dla osoby, która nie wie, od czego zacząć, to żmudna i wielogodzinna praca.
Na początku współpracy z Klientem wykonujemy tzw. audyt zerowy, który daje nam obraz tego z czego składa się na dane środowisko informatyczne. Ważne są wszystkie elementy: sprzęt, jego konfiguracja, zainstalowane programy, serwery i ich role, posiadane licencje, gwarancje, urządzenia sieciowe itd., itd. Następnie wykonujemy raport z zaleceniami poaudytowymi i wraz z Klientem ustalamy jakie kolejne kroki powinniśmy wykonać celu poprawy jakości pracy jak i również bezpieczeństwa. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw wykonujemy taką pracę „ręcznie” lub za pomocą narzędzi open source, natomiast gdy mamy do czynienia z większą organizacją staramy się przekonać Klienta do rozwiązań, które automatyzują zadania administratorów systemów informatycznych w zakresie inwentaryzacji, instalacji systemów i oprogramowania, zarządzania bezpieczeństwem, bieżącym raportowaniem statusu całego środowiska informatycznego oraz wskazywaniu i usuwaniu zagrożeń. Wszystkie te elementy wymagają fachowego podejścia. Dla firm, których profil działalności nie jest związany z informatyką najlepszą opcją jest oddanie tego obszaru pod opiekę profesjonalistom. Nasza oferta została przygotowana tak abyśmy mogli dopasować zakres naszej usługi precyzyjnie do wymagań Klienta. Oczywiście ilość scenariuszy jest dokładnie tyle ilu nowych Klientów się do nas zgłasza, ale myślę, że wypracowaliśmy pewne schematy działania, aby w miarę szybko i bezboleśnie poradzić sobie z większością problemów – mówi Jacek Węgrzyk z firmy ITPunkt, zajmującej się outsourcingiem usług internetowych.
Software
Na rynku można znaleźć mnóstwo programów, stworzonych do różnego rodzaju zadań. Rzecz w tym, aby wybrać ten właściwy. Czy oszczędność na licencjach nie spowolni postępów pracowników, a może wystarczą im darmowe programy, dostępne w chmurze? To decyzje, które mogą wpływać w dużym stopniu na działalność, a w niektórych przypadkach zaważą na istnieniu firmy. Kolejna sprawa to prawidłowy dobór sterowników drukarki oraz ich konfiguracja – te urządzenia odmawiają posłuszeństwa w najważniejszych momentach. Szczególnie jeśli drukarka jest podłączona do sieci i posiada swój adres IP. Zdiagnozowanie problemów z komunikacją może zająć wiele godzin – to praca dla informatyka, nie pracownika. Nadzór nad oprogramowaniem, jedno z zadań outsourcingowych IT, to ochrona komputerów przed nadmiarem zbędnych zainstalowanych programów, jak i czuwanie nad tym, aby te niezbędne na pewno się na nim znalazły.
Programy antywirusowe wbrew pozorom nie są bezobsługowe. Budowa i wdrożenie serwerów, także do specjalistycznych programów do projektowania w BIM, to zadanie, które warto zlecić profesjonalistom. Podobnie jak późniejszy nadzór stabilności tych urządzeń – potwierdza J. Węgrzyk.
Bezpieczeństwo i naprawa
Wśród outsourcingowych usług IT jest także monitorowanie stanu urządzeń, diagnostyka uszkodzonych komputerów i drukarek oraz bieżąca konserwacja komputerów oraz monitorów. W przypadku elementów krytycznych obsługa awarii może być zagwarantowana w trybie 24/7.
Usługą outsourcingową jest także zabezpieczenie ważnych danych przed ich utratą, przede wszystkim przez zapewnienie odpowiednich backupów plików i poczty. Nie tylko zabezpiecza to przed nagłą niekontrolowaną utratą danych w wyniku awarii, ale także ataku hakerskiego. Możesz też odnaleźć pliki usunięte tygodnie albo nawet miesiące wcześniej - jeśli tylko były wykonywane kopie zapasowe. Kolejną ważną rzeczą jest nadzorowanie użytkowników i ich dostępu do konkretnych danych. Kluczowym jest zabezpieczenie tajemnic firmy przed wypłynięciem, zarówno ze strony pracowników (np. w sytuacji zwolnienia), jak i ataków z zewnątrz. To potknięcie, na które czyha konkurencja, ale nie tylko. Warto tu wspomnieć o głośnej sprawie z kradzieżą i upublicznieniem wewnętrznych dokumentów SONY Pictures przez Koreańczyków. Dane zawierały całe terabajty korespondencji kierownictwa oraz listy płac. Warto się przed tym zabezpieczyć.
Utrzymanie struktury komputerowej, profilaktyka
Kiedy doszedłeś już do momentu, w którym twoje komputery są sprawne, sieć się nie przeciąża i działają wszystkie urządzenia, musisz pamiętać, że ten stan nie jest wieczny i należy o niego odpowiednio dbać, by się utrzymywał. Wynik finansowy firmy zależy także od stabilności tej sytuacji. Kiedy pojawia się awaria, ktoś przestaje pracować, a przestoje oznaczają stratę. Decydując się na outsourcing IT, zapobiegasz takim sytuacjom i na bieżąco kontrolujesz stan kluczowych elementów systemu komputerowego: serwerów, routerów, modemów.
Dzięki outsourcingu IT możesz w pełni skupić się na realizacji swoich celów biznesowych, pozostawiając sferę informatyczną specjalistom. Nawet jeśli masz wśród pracowników kogoś, kto radzi sobie z problemami komputerowymi, nie możesz być do końca pewny jakości wykonywanej przez niego pracy. Korzystając z usług profesjonalistów, uchronisz się przed niedźwiedzią przysługą. A może twoją firmę trapi problem, o którym nie masz nawet pojęcia?
Często spotykamy się z sytuacją, kiedy przy diagnozowaniu i naprawie jednego problemu, pracownicy zgłaszają nam kilkanaście innych, niejako „przy okazji”. Takich, na które przymykali do tej pory oko, a szef nawet o nich nie wiedział. Ich rozwiązanie miało jednak ogromny wpływ na efektywność pracy. Lepiej takie sprawy zgłaszać od razu i cieszyć się bezawaryjnym sprzętem – zapewnia J. Węgrzyk.
Firma ITPunkt ma swoją siedzibę główną w Rudzie Śląskiej, a oddziały w największych miastach Polski: Warszawie, Wrocławiu i Krakowie. Wśród swoich usług oferuje kompleksową obsługę informatyczną dla firm i przedsiębiorstw, wyposażenie w sprzęt i uruchomienie sieci wewnętrznych. Więcej informacji można znaleźć na ich stronie internetowej: itpunkt.pl.