Przemysł spotkań to dynamicznie rozwijający się rynek. Mimo to wiele osób nie do końca wie, jak właściwie działają agencje eventowe i czym konkretnie się zajmują. A przecież, jak się szacuje, w 2019 roku, przed czasowym załamaniem rynku spowodowanym pandemią, przemysł spotkań zapewnił w Polsce 220 tysięcy miejsc pracy! Oczywiście nie chodzi tylko o osoby bezpośrednio zajmujące się organizacją imprez, lecz także o miejsca pracy w gastronomii, hotelarstwie, transporcie czy szeroko rozumianych usługach turystycznych.
Agencja eventowa to profesjonalna, wyspecjalizowana firma, która zajmują się kompleksową organizacją najróżniejszych imprez i wydarzeń zarówno dla osób prywatnych (stosunkowo rzadko), jak i dla firm (zasadnicza część ich działalności), albo dla stowarzyszeń i organizacji non profit czy władz różnego szczebla lub mediów. Oczywistym jest, że agencja eventowa powinna działać skutecznie i profesjonalnie. A konkretnie? Działając w obszarze MICE, pracuje się przede wszystkim z ludźmi. To branża usługowa, choć rodzaj świadczonych usług jest dość specyficzny; wymagają one sporej dozy kreatywności. W tym sektorze buduje się relacje. Z firmami zlecającymi organizacje eventów, lecz także z wykonawcami, i jeszcze, w pewnym stopniu, z gośćmi eventów. Z tego powodu umiejętności komunikacyjne i kompetencje miękkie są bardzo ważne w tej pracy.
Model działania agencji eventowych można przedstawić w kilku punktach. Po pierwsze, najpierw następuje rozpoznanie potrzeb klienta. Po drugie, dopasowanie do nich oferty. Po trzecie, wyznaczenie zadań poszczególnym pracownikom i podwykonawcom. Po czwarte, sfinalizowanie działań czyli koordynacja imprezy. Po piąte, działania podsumowujące i rozliczeniowe.
A więc zespół agencji eventowej swą pracę zaczyna od zapoznania się z oczekiwaniami klienta, wyrażonymi ustnie, podczas rozmowy, lub w tak zwanym briefie. Zrozumienie potrzeb, lecz też wymagań i możliwości, choćby finansowych zleceniodawcy pozwoli uniknąć nieporozumień na dalszych etapach współpracy. Najczęściej jedna osoba koordynuje organizację całego eventu i odpowiada za kontakty z klientem. Pozwala to uniknąć chaosu komunikacyjnego. Gdy już wiadomo, co klient chce osiągnąć organizując imprezę, trzeba ją zdefiniować. Typ eventu, budżet, termin, miejsce to kluczowe elementy. Szczegółowy scenariusz pozwala zapanować nad wszystkimi etapami prac i skoordynować wszelkie działania. Agencja eventowa zajmuje się także wyborem atrakcji na imprezę, czyli tego elementu, który zawsze budzi największe emocje. Oczywiście ich rodzaj trzeba dopasować do charakteru wydarzenia. Jeszcze „tylko” działania marketingowe, promocyjne, brandingowe, umowy z podwykonawcami, logistyka wydarzenia i dochodzimy do momentu, kiedy impreza ma się odbyć.
Oczywiście w czasie imprezy agencja eventowa cały czas czuwa, by wszystko szło zgodnie z planem, a jeśli pojawiają się jakieś trudności, natychmiast reaguje. Musi zadbać o prawidłowy przebieg i bezpieczeństwo wydarzenia oraz jego jakość. Wreszcie następuje etap rozliczeń, raportowania i podsumowań.
Kto w agencji eventowej zajmuje się tymi wszystkimi zadaniami? Przede wszystkim w firmach tego typu zatrudnia się event managerów. W dużej mierze to oni wykonują wymienione wyżej zadania, związane z organizacją imprez. Jednak organizacja imprez to tak właściwie dopiero drugi człon pracy agencji eventowej. Najpierw trzeba znaleźć klientów i podpisać kontrakt. Dlatego stanowisko New Business Managera, który jest odpowiedzialny za pozyskiwanie nowych klientów i podtrzymywanie dobrych relacji z obecnymi, jest równie ważne. Manager ten kontaktuje się z potencjalnymi klientami, przygotowuje oferty i prezentuje je podczas spotkań biznesowych. Z kolei zadania związane z koncepcją eventu czy brandingiem należą do osób związanych z działem kreatywnym. Ponadto większe firmy eventowe współpracują ze specjalistami ds. marketingu, którzy promują daną imprezę i pijarowcami, którzy mają zbudować wizerunek eventu. Niezbędna jest też pomoc pracowników technicznych.
Jak praca agencji wygląda od strony technicznej? Arkusz kalkulacyjny albo specjalne aplikacje to must have organizatorów imprez. Aplikacje te ułatwiają zaplanowanie całego wydarzenia, a potem rejestrację gości czy komunikację z uczestnikami i usługodawcami. Przydatne są także specjalne systemy do planowania i oprogramowanie do tworzenia na przykład wizualizacji stanowisk targowych lub sceny.
Agencje eventowe starają się też wykorzystywać nowoczesne technologie, by nie pozostać w tyle za swoimi klientami, z których wielu wywodzi się z sektora zaawansowanych usług czy branży IT. Ponadto w czasie pandemicznych obostrzeń wiele eventów odbywało się jedynie w formie zdalnej, co także wymusiło zastosowanie rozwiązań na miarę XXI wieku. Jakich? Choćby ekranów LED, które zapewniają obraz znakomitej jakości. Albo technologii live streaming, polegającej na transmitowaniu wydarzenia w czasie rzeczywistym w dowolnym kanale przekazu, często po prostu w mediach społecznościowych czy w serwisie YouTube. Czasem też organizuje się digital eventy, czyli spotkania w całości online, lecz nieustępujące w niczym tym odbywającym się na żywo.
Obecnie eventy firmowe to nieodłączny element funkcjonowania większości przedsiębiorstw. Pozwalają zintegrować pracowników i nawiązać relacje z partnerami biznesowymi, zbudować pozytywny wizerunek firmy czy produktu, uczcić firmowe rocznice. Agencje eventowe obsługują imprezy w sposób kompleksowy. Zajmują się zarówno kwestiami merytorycznymi (cel imprezy, rodzaj eventu, atrakcje, promocja), jak i technicznymi (niezbędny sprzęt) oraz logistycznymi (scenariusz, hotel, transport). Ponadto zapewniają fachowe doradztwo na każdym etapie. Przy ich pomocy organizacja imprezy, z punktu widzenia klienta, będzie szybka, łatwa i przyjemna. Warto pamiętać, że w branży eventowej nie ma drugiego podejścia. Dana impreza odbywa się tylko raz. Zastanów się, jak ma być zapamiętana?
Jeśli szukasz agencji eventowej, która pomoże Ci zorganizować wyjątkowe wydarzenie, skontaktuj się z nami. Oferujemy kompleksową obsługę od A do Z, dzięki czemu masz pewność, że Twoje wydarzenie będzie udane.
Organizator imprez firmowych
https://commplace.pl/agencja-eventowa/
tel. 607 144 511 lub 607 144 480
Polecamy również: