Mniej biurokracji w szkołach. Ruda Śląska tworzy Centrum Usług Wspólnych

Dyrektorzy szkół i przedszkoli mają mieć mniej administracji, a więcej czasu na edukację. Od 1 stycznia 2027 roku w Rudzie Śląskiej działać będzie Centrum Usług Wspólnych, które przejmie obsługę księgową, kadrową i płacową 68 miejskich placówek oświatowych.

Centrum Usług Wspólnych przejmie obsługę 68 placówek

Nowa samorządowa jednostka organizacyjna ma skupić w jednym miejscu zadania, które do tej pory były prowadzone osobno w miejskich przedszkolach, szkołach podstawowych, liceach ogólnokształcących, technikach, zespołach szkół oraz placówkach specjalistycznych.

Uchwałę w sprawie powołania Centrum Usług Wspólnych podjęli rudzcy radni podczas sesji Rady Miasta. CUW ma ruszyć 1 stycznia 2027 roku.

Do tej pory każda z 68 jednostek oświatowych funkcjonowała jako odrębny podmiot finansowo-księgowy. W praktyce oznaczało to, że dyrektorzy obok nadzoru pedagogicznego odpowiadali także za finanse i kadry.

Zarządzanie tak potężnym i złożonym systemem finansowo-organizacyjnym w modelu rozproszonym generuje niepotrzebne ryzyka i zbyt mocno obciąża dyrektorów placówek. Podobnie jak inne nowoczesne samorządy w Polsce, Ruda Śląska potrzebuje jednego, wyspecjalizowanego ośrodka dla swoich finansów oświatowych. Powołanie Centrum Usług Wspólnych to krok w stronę nowoczesnej, stabilnej i bezpiecznej administracji samorządowej. Dzięki centralizacji procesów w jednym miejscu zyskamy pełną zastępowalność kadrową, co oznacza, że nieobecność jednego specjalisty nie wpłynie na terminowość operacji. Nie tworzymy zewnętrznego nadzorcy, lecz wewnętrznego partnera dla 68 jednostek – podkreśla prezydent miasta Michał Pierończyk.

Księgowość, kadry, płace i obsługa prawna w jednym miejscu

Centrum Usług Wspólnych przejmie zadania administracyjne, które mają odciążyć placówki oświatowe. Zgodnie ze statutem nowa jednostka będzie odpowiadać m.in. za:

• obsługę finansowo-księgową, w tym wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi i obsługę rachunków bankowych,
• rachunkowość, sprawozdawczość budżetową oraz wstępną kontrolę zgodności operacji z planem finansowym,
• rozliczanie podatku VAT i centralne prowadzenie rejestrów podatkowych,
• obsługę kadrowo-płacową, w tym wynagrodzenia, Fundusz Świadczeń Socjalnych, Pracownicze Plany Kapitałowe oraz projekty umów o pracę i aneksów,
• zadania z zakresu BHP, ochrony danych osobowych, obsługę prawną placówek oraz przekazywanie dokumentacji do archiwów.

Siedziba CUW będzie mieściła się przy ul. Gwareckiej 2 w budynku Zespołu Szkolno-Przedszkolnego nr 4. Na potrzeby nowej jednostki zagospodarowane zostanie jedno skrzydło budynku, a przed przeprowadzką pomieszczenia mają zostać wyremontowane.

Głównym założeniem powołania CUW jest wyraźne oddzielenie funkcji dydaktyczno-oświatowej od ekonomiczno-finansowej. Przekazanie obsługi finansowo-księgowej i kadrowej pozwoli dyrektorom na pełne zaangażowanie w nadzór pedagogiczny oraz podnoszenie jakości kształcenia w Rudzie Śląskiej. Dyrektorzy szkół i przedszkoli muszą być liderami edukacji. Co niezwykle istotne
z prawnego punktu widzenia, dyrektorzy zostaną odciążeni z odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w obszarach, które przejmuje Centrum Usług Wspólnych – wskazuje Anna Krzysteczko, wiceprezydent Miasta Ruda Śląska.

Nowy system ma uporządkować pracę administracji oświatowej

Powołanie CUW ma przynieść zmiany nie tylko dyrektorom, ale też pracownikom administracji. Zamiast stanowisk jednoosobowych mają powstać wyspecjalizowane zespoły merytoryczne, w których możliwa będzie wymiana wiedzy i bieżące konsultacje.

Pracownicy mają zyskać także jaśniejszą ścieżkę kariery zawodowej — od młodszego specjalisty do głównego księgowego.

Ważnym elementem zmian będzie cyfryzacja. Miasto zapowiada wdrożenie zintegrowanego systemu finansowo-kadrowo-płacowego, który ma zapewnić automatyczny przepływ danych między kadrami, płacami i przelewami bankowymi. Ma to ograniczyć błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych.

Ujednolicenie polityki rachunkowości we wszystkich 68 jednostkach ma również ułatwić przygotowanie dokumentacji do kontroli zewnętrznych, m.in. Regionalnej Izby Obrachunkowej, Najwyższej Izby Kontroli czy ZUS.

Mamy pełną świadomość zidentyfikowanych wyzwań, do których należą naturalne obawy pracowników przed zmianą organizacyjną czy konieczność nauki nowych procedur. Dlatego nasza strategia zakłada stopniowe wdrażanie procesu rozłożonego w czasie oraz stały, otwarty dialog z dyrektorami i pracownikami. Uruchomimy dedykowane programy szkoleniowe z nowych systemów IT. Struktura CUW, na której czele stanie dyrektor powoływany przez Prezydenta Miasta, projektowana jest jako dynamiczna, co da nam możliwość elastycznego wprowadzania ewentualnych korekt organizacyjnych w trakcie transformacji – podkreśla Anna Krzysteczko.

Podjęta uchwała uruchamia formalną procedurę tworzenia Centrum Usług Wspólnych. Jednostka ma rozpocząć działalność 1 stycznia 2027 roku.