Biuro rachunkowe Meritum w Rudzie Śląskiej to przykład, jak profesjonalizm w księgowości może łączyć się z ludzkim podejściem. W rozmowie z Bartoszem Kosińskim, menedżerem biura, odkrywamy, jak biuro stawia na bliskie relacje z klientami, dostępność oraz realne wsparcie, pomagając przedsiębiorcom radzić sobie z codziennymi wyzwaniami i podejmować świadome decyzje finansowe.
Skąd wzięła się idea prowadzenia biura rachunkowego z „ludzką twarzą”?
Bartosz Kosiński: Już od samego początku zauważyliśmy, że wielu przedsiębiorców zmienia swoje biura rachunkowe nie ze względu na jakość wyliczeń, ale z powodu braku kontaktu i zaangażowania po stronie księgowego. Klienci czuli się często zostawieni sami sobie – ograniczeni do comiesięcznego wyliczenia podatku i ZUS-u. Tymczasem wiemy, że przedsiębiorcy potrzebują kogoś, kto nie tylko rozliczy, ale też wysłucha, doradzi i wesprze w momentach decyzji, rozwoju czy problemów. Tak zrodził się pomysł na „księgowość z ludzką twarzą”.
Co wyróżnia Wasze biuro na tle konkurencji?
B.K.: Naszym celem jest zapewnienie klientowi poczucia, że naprawdę może na nas liczyć. Stawiamy na dostępność – jeśli nie możemy odebrać telefonu, zawsze oddzwaniamy. Na zapytania mailowe staramy się odpowiadać nie później niż w ciągu 24 godzin. Klienci często mówią nam, że ta responsywność i zaangażowanie są dla nich kluczowe. Czują się zauważeni i ważni, a nie jak „kolejna firma z listy”.
Jakie wartości są dla Was najważniejsze w pracy z klientem?
B.K.: Bazujemy na pięciu wartościach, które są fundamentem naszej codziennej pracy: rzetelność, terminowość, zrozumienie, dyspozycyjność i profesjonalizm. One definiują nasz styl działania i sposób budowania relacji z klientami.
W jaki sposób budujecie zaufanie przedsiębiorców do swojego zespołu?
B.K.: Działamy uczciwie i transparentnie. Jeśli popełnimy błąd – nie zamiatamy sprawy pod dywan. Zawsze bierzemy odpowiedzialność i szukamy najlepszego rozwiązania. Uważamy, że zaufanie buduje się nie przez idealne funkcjonowanie, ale przez odpowiedzialne podejście do każdej sytuacji, nawet trudnej. Oprócz tego staramy się odpowiadać szybko i wyczerpująco na każde pytanie – nie zostawiamy klienta z niepewnością.
Jak wygląda pierwszy kontakt z nowym klientem?
B.K.: Zawsze staramy się zacząć od rozmowy – szczególnie jeśli klient dopiero zakłada działalność. Tłumaczymy, jak działa system podatkowy w Polsce, z jakimi obowiązkami będzie musiał się zmierzyć jako przedsiębiorca, jakie są dostępne formy opodatkowania. To ważne, żeby już na starcie wiedział, na co się przygotować. Staramy się też odpowiedzieć na wszystkie pytania, które często nie są tylko techniczne, ale i związane z obawami czy wątpliwościami.
Czy oferujecie wsparcie również poza standardową księgowością?
B.K.: Zdecydowanie tak. Pomagamy nie tylko w zakresie, który obejmuje umowa. Często jesteśmy pierwszym punktem kontaktu w przypadku różnych pytań – prawnych, organizacyjnych czy kadrowych. Jeśli sami nie możemy pomóc, kierujemy do sprawdzonych specjalistów. Zdarza się też, że łączymy naszych klientów między sobą – polecając ich usługi innym. Tworzy się w ten sposób lokalna sieć wsparcia, z której korzystają wszyscy.
Jakie najczęstsze wyzwania zgłaszają Wasi klienci?
B.K.: Na co dzień spotykamy się z bardzo różnymi problemami, z którymi zgłaszają się do nas przedsiębiorcy. Najczęściej dotyczą one zatrudnienia pracowników, formalności kadrowych, rozwoju działalności czy też problemów z odzyskiwaniem należności od kontrahentów. Wiele osób prowadzących firmę ma ogromne kompetencje w swojej dziedzinie, ale potrzebuje wsparcia przy kwestiach formalnych, podatkowych lub administracyjnych. Staramy się być dla nich przewodnikiem i punktem oparcia w takich sytuacjach.
Czy macie przykłady sytuacji, w których udało się Wam wyciągnąć klienta z trudnej sytuacji?
B.K.: Oczywiście – takie sytuacje się zdarzają i to właśnie one najbardziej utwierdzają nas w przekonaniu, że nasza praca ma sens. Przykładowo, jeden z naszych klientów zgłosił się do nas z problemem braku zapłaty za wykonaną usługę. Pomogliśmy mu przygotować przedsądowe wezwanie do zapłaty oraz wytłumaczyliśmy kolejne kroki, jakie może podjąć – od złożenia wniosku o nakaz zapłaty po kontakt z prawnikiem. Dla wielu mikroprzedsiębiorców takie działania są stresujące i nieznane, dlatego zależy nam, by nie czuli się z tym sami.
W jaki sposób pomagacie przedsiębiorcom podejmować świadome decyzje finansowe?
B.K.: Naszym celem jest nie tylko „księgować”, ale również edukować i ostrzegać. Już na starcie działalności uczulamy klientów na potencjalne zagrożenia. Przykład? Po zarejestrowaniu działalności gospodarczej przedsiębiorcy często otrzymują pisma z wezwaniami do zapłaty za rzekomy wpis do rejestru CEIDG. To klasyczne próby wyłudzenia – wpis do CEIDG jest całkowicie darmowy. Staramy się więc uświadamiać klientów o takich zagrożeniach, ale także omawiamy z nimi np. skutki wyboru konkretnej formy opodatkowania czy zatrudniania na różnych umowach. Im więcej wiedzą, tym bardziej świadomie prowadzą swój biznes.
Jakie są Wasze plany rozwoju na najbliższe lata?
B.K.: Obecnie jesteśmy w trakcie przeprowadzki do większego lokalu w Gliwicach, co pozwoli nam rozbudować zespół i stworzyć lepsze warunki pracy – zarówno dla pracowników, jak i klientów. W kolejnych latach planujemy rozwój kadry i regularne podnoszenie kwalifikacji zespołu – poprzez udział w specjalistycznych szkoleniach i warsztatach. Zależy nam, aby nasi klienci mieli pewność, że ich sprawami zajmują się ludzie, którzy są na bieżąco z przepisami i trendami w księgowości.
Jakie przesłanie chcielibyście przekazać osobom, które dopiero myślą o założeniu własnej firmy i szukają wsparcia
B.K.: Po pierwsze – uwierzcie w siebie. Nikt nie wie wszystkiego na początku i to jest zupełnie normalne. Ale zanim podejmie się decyzję o założeniu działalności, warto dobrze się przygotować. Biznesplan, analiza SWOT, przemyślenie kosztów początkowych i potencjalnych zagrożeń – to wszystko może pomóc zminimalizować ryzyko i podejść do tematu bardziej odpowiedzialnie.
Zakładanie firmy to poważny krok, który może być początkiem czegoś pięknego, ale tylko wtedy, gdy opiera się na realistycznych założeniach. I właśnie w tym chcemy towarzyszyć naszym klientom – od pierwszego pomysłu, przez codzienną pracę, aż po kolejne etapy rozwoju.