Rozliczanie delegacji służbowych

Delegacje służbowe i związane z nimi rozliczenia często sprawiają problemy i pojawiają się błędy księgowe. „Wynika to ze zwykłej niewiedzy, jakie wydatki oraz w jakim limicie można rozliczyć w ramach delegacji” – tłumaczy Pani Agnieszka W. z firmy Payroll, świadczącej usługi księgowe w Rudzie Śląskiej. „Powszechnie mylone są także pojęcia – oddelegowanie i podróż służbowa”.

Podróż służbowa

Zacznijmy od wyjaśnienia pojęcia „podróż służbowa” – ma ona miejsce wówczas, gdy pracownikowi zostaje zlecone wykonanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy. O pomoc w interpretacji tego pojęcia poprosiliśmy ponownie Panią Agnieszkę z biura księgowego w Rudzie Śląskiej: „Konieczne jest dokładne sprecyzowanie zadania a także termin i miejsce jego realizacji. Do delegacji nie możemy zaliczyć sytuacji, gdy z charakteru pracy pracownika wynika, że stale wykonuje on pracę w różnych miejscowościach”.

Oddelegowanie pracownika

O oddelegowaniu pracownika mówimy w sytuacji, gdy zostaje przydzielona mu praca do wykonywania przez określony okres czasu w miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę. Wówczas podpisywany jest stosowny aneks do umowy, zmieniający warunki pracy.

Delegacje służbowe – krajowe i zagraniczne

Delegacje odbywają się zarówno na terenie naszego kraju jak i zagranicą. Rozliczając je, trzeba przede wszystkim znać wysokości diet i ryczałtów dla poszczególnych krajów oraz wysokości ewentualnych potrąceń. Ważny jest również moment, uznawany za rozpoczęcie i zakończenie podróży. W przypadku podróży krajowej, delegacja rozpoczyna się z chwilą opuszczenia przez pracownika miejscowości początkowej, a kończy wraz z przyjazdem do miejsca, wskazanego przez pracodawcę jako zakończenie podróży. Nieco inaczej to wygląda w sytuacji wyjazdów zagranicznych i jest uzależnione od środka komunikacji:

• lądowa – od chwili przekroczenia granicy Polski do momentu jej przekroczenia w drodze powrotnej,
• lotnicza – od chwili startu samolotu do momentu jego lądowania w drodze powrotnej,
• morska – od momentu wyjścia statku z ostatniego portu polskiego do chwili jego wejścia w drodze powrotnej do pierwszego portu w Polsce.

Należności – delegacja krajowa

Dieta

Dieta jest to kwota, wypłacana na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży pracownikowi, odbywającemu podróż służbową z polecenia pracodawcy. Wysokość diety krajowej wynosi 30zł za dobę. Nie należy się ona jednak w sytuacji, gdy podróż trwa poniżej 8 godzin, a w przypadku trwania 8-12 godzin przysługuje 50% diety. Każda kolejna doba to również 100% diety. „Istotny jest czas, ile trwa ostatni dzień delegacji. Nie zawsze jest to wypłata 100% diety – wyjaśnia nam księgowa z biura rachunkowego w Rudzie Śląskiej – za rozpoczętą dobę, ale trwającą do 8 godzin, wypłacana jest dieta w wysokości 50%.”

Posiłki

Każdy posiłek, który ma miejsce podczas delegacji, umniejsza się dietę o 25% w przypadku śniadania i kolacji a za obiad pomniejszenie wynosi 50% pełnej stawki.

Dieta nie przysługuje, gdy w czasie podróży służbowej zapewnione jest całodzienne wyżywienie (co najmniej trzy posiłki) oraz gdy pracownik wykorzystuje dzień wolny od pracy na powrót.

Noclegi

Pracownik otrzymuje zwrot kosztów koniecznego noclegu w wysokości potwierdzonej rachunkiem lub fakturą. W sytuacji nie przedłożenia dokumentu, wypłacany jest ryczałt w wysokości 150% wartości diety, czyli 45zł. Ryczałt jest wypłacany tylko w sytuacji, gdy nocleg trwał przynajmniej 6 godzin między godz. 21 a 7 rano.

Transport

Zwrot kosztów transportu odbywa się na podstawie przedstawionych rachunków lub faktur. W przypadku braku możliwości ich przedstawienia, może być wypłacany ryczałt (za przejazd taksówką, tramwajem, autobusem itd.) w wysokości 20% diety – 6zł za każdą rozpoczętą dobę. Ryczałt nie jest wypłacany, jeżeli żadne koszty transportu nie zostały poniesione.

Należności – delegacja zagraniczna

Dieta

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej zależna jest od kraju docelowego i wynosi:

• 1/3 diety –podróż poniżej 8 godzin,
• 50% diety – 8 – 12 godzin,
• 100% diety – podróż ponad 12 godzin.

Posiłki

Podobnie jak w przypadku podróży krajowej, każdy posiłek umniejsza wysokość wypłacanej diety, ale są to: 15% za śniadanie oraz 30% za obiad bądź kolację.

Noclegi

Pracownik otrzymuje zwrot kosztów koniecznego noclegu w wysokości potwierdzonej rachunkiem lub fakturą. W sytuacji nie przedłożenia dokumentu, wypłacany jest ryczałt w wysokości jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg, przy czym limit zależny jest od danego kraju.

Transport

Zwrot kosztów transportu odbywa się identycznie jak w przypadku delegacji krajowych, natomiast za koszty poniesione z tytułu poruszania się środkami komunikacji miejscowej, wypłacany jest ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży. Ryczałt nie jest wypłacany pracownikom poruszającym się samochodem.